Hybrid working là gì? Mô hình làm việc kết hợp linh hoạt

Trong vài năm trở lại đây, hybrid working đã trở thành một trong những từ khóa nổi bật trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp. Không chỉ thay đổi cách nhân viên làm việc, mô hình này còn mở ra hướng vận hành linh hoạt và hiện đại hơn cho các tổ chức. Bài viết này của LinkCo sẽ giúp bạn hiểu rõ hybrid working là gì, mô hình này hoạt động ra sao, lợi ích cụ thể thế nào và những thách thức khi áp dụng mô hình này.

Hybrid working là gì?

Hybrid working là mô hình làm việc kết hợp cho phép nhân viên phân chia thời gian làm việc giữa văn phòng (onsite) và từ xa (remote). Thay vì yêu cầu nhân viên phải có mặt 100% tại công ty, hybrid working cho phép họ làm việc linh hoạt theo lịch trình phù hợp với tính chất công việc và điều kiện cá nhân.

Ví dụ: Sau đại dịch, Google áp dụng mô hình làm việc 3 ngày tại văn phòng, 2 ngày làm việc từ xa. Điều này giúp nhân viên có sự linh hoạt nhưng vẫn giữ được văn hóa cộng tác mạnh mẽ vốn có.

Xu hướng hybrid working ở Việt Nam

Khái niệm hybrid working chỉ thực sự được biết đến rộng rãi ở Việt Nam kể từ sau đại dịch Covid-19. Trong thời gian giãn cách, doanh nghiệp buộc phải áp dụng hình thức làm việc từ xa. Chính giai đoạn đó giúp nhiều doanh nghiệp nhận ra rằng không phải công việc nào cũng cần có mặt trực tiếp, nhân viên vẫn có thể duy trì hiệu quả khi làm việc tại nhà và việc giảm tải không gian văn phòng có thể cắt giảm đáng kể chi phí.

Sau khi đại dịch đi qua, mô hình hybrid working vẫn được ưa chuộng và được ngày càng nhiều doanh nghiệp Việt Nam áp dụng khi nó vừa duy trì sự linh hoạt vừa đảm bảo khả năng hợp tác khi cần thiết.

Hybrid working khác gì với remote working và onsite working?

Chúng ta thường dễ nhầm lẫn mô hình hybrid working với remote working hoặc onsite working. Trên thực tế, hybrid working là mô hình kết hợp giữa hai mô hình còn lại. Ba mô hình làm việc này có những đặc điểm khác nhau, phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp và văn hóa tổ chức riêng biệt.

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa ba mô hình:

Các hình thức hybrid working phổ biến

Mỗi doanh nghiệp sẽ áp dụng mô hình hybrid working theo cách khác nhau. Trên thực tế, hybrid working gồm bốn hình thức phổ biến, mỗi hình thức phù hợp với mức độ linh hoạt và đặc thù vận hành riêng:

• Hybrid at-will: Đây là hình thức linh hoạt nhất, cho phép nhân viên tự lựa chọn ngày làm việc tại nhà hoặc tại văn phòng miễn là đảm bảo hiệu suất và tiến độ công việc. Nhân viên có quyền chủ động sắp xếp lịch làm việc phù hợp với cuộc sống cá nhân.
• Hybrid split-week: Doanh nghiệp phân chia cụ thể ngày/tuần mà nhân viên phải có mặt tại công ty và ngày được làm việc từ xa. Ví dụ: 3 ngày onsite, 2 ngày remote. Cách này giúp doanh nghiệp dễ duy trì sự đồng bộ, đảm bảo những buổi họp quan trọng luôn có mặt đủ nhân sự.
• Hybrid manager-scheduling: Ở mô hình này, quản lý trực tiếp là người quyết định lịch làm việc của từng thành viên dựa vào tính chất công việc.
• Hybrid mix: Là sự kết hợp của cả ba mô hình trên và được các doanh nghiệp lớn sử dụng nhiều nhất. Mô hình này phức tạp nhưng mang lại hiệu suất tối ưu nhờ tùy biến theo từng vị trí và nhu cầu.

Lợi ích của mô hình hybrid working

Không phải ngẫu nhiên mà mô hình hybrid được ngày càng nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Mô hình này mang lại lợi ích cho không chỉ cho tổ chức mà cho cả nhân viên.

Đối với doanh nghiệp

• Giảm chi phí vận hành văn phòng: Hybrid working giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí vận hành khi không cần duy trì toàn bộ nhân sự làm việc tại văn phòng mỗi ngày, giảm các chi phí như thuê văn phòng hay điện nước.
• Tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên: Hybrid working mang lại điều kiện làm việc linh hoạt giúp nhân viên phát huy tối đa khả năng. Họ có thể lựa chọn khung giờ làm việc mà mình cảm thấy hiệu quả nhất, cũng như tạo cho mình không gian làm việc thoải mái để tập trung hơn.
• Mở rộng nguồn tuyển dụng và thu hút nhân tài: Trước đây, tuyển dụng thường giới hạn trong phạm vi địa lý gần văn phòng, nhưng với hybrid working, doanh nghiệp có thể tìm kiếm nhân sự từ nhiều nơi khác nhau mà không lo rào cản di chuyển.
• Tăng khả năng giữ chân nhân sự: Nhân viên ngày nay đề cao sự linh hoạt và cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Mô hình hybrid đáp ứng rất tốt nhu cầu đó, từ đó góp phần giảm tỷ lệ nghỉ việc và tăng mức độ gắn bó lâu dài.

Đối với nhân viên

• Cân bằng công việc và cuộc sống (work-life balance): Sự tự chủ trong thời gian và địa điểm làm việc giúp nhân viên kiểm soát cuộc sống cá nhân tốt hơn. Họ có nhiều thời gian hơn dành cho gia đình, chăm sóc sức khỏe, học tập hoặc thực hiện các hoạt động yêu thích.
• Giảm thời gian và chi phí di chuyển: Làm việc tại nhà một vài ngày trong tuần giúp nhân viên tiết kiệm đáng kể thời gian kẹt xe và chi phí đi lại. Việc không phải di chuyển mỗi ngày cũng góp phần giảm mệt mỏi, tăng sự thoải mái và nâng cao mức độ hài lòng với công việc.
• Tăng động lực nhờ môi trường làm việc linh hoạt: Mỗi người có một phong cách làm việc khác nhau: có người thích không gian yên tĩnh, có người lại cần tương tác trực tiếp. Hybrid working cho phép nhân viên chọn môi trường phù hợp nhất với từng nhiệm vụ, từ đó nâng cao sự chủ động và động lực.

Thách thức của mô hình hybrid working

Mặc dù mô hình hybrid working mang lại nhiều lợi ích về linh hoạt, chi phí và trải nghiệm nhân sự, nhưng để triển khai hiệu quả cũng không dễ dàng.

Đòi hỏi nền tảng công nghệ mạnh mẽ 

Hybrid working yêu cầu doanh nghiệp phải có hệ thống công nghệ đủ mạnh để hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa mà không gián đoạn. Từ nền tảng họp trực tuyến, phần mềm quản lý dự án, lưu trữ dữ liệu cho đến hệ thống bảo mật đều phải được đầu tư bài bản. Ngoài ra, việc nhân viên làm việc ở nhiều địa điểm khác nhau cùng tiềm ẩn các rủi ro như rò rỉ thông tin, tấn công mạng, hoặc truy cập trái phép.

Khó khăn trong giao tiếp nội bộ

Một trong những trở ngại lớn nhất của mô hình hybrid là làm sao để giữ cho dòng thông tin luôn thông suốt. Khi một phần nhân viên làm việc từ xa và phần còn lại ở văn phòng, việc truyền đạt thông tin dễ bị lệch pha hoặc thiếu nhất quán. Nhà quản lý cũng gặp khó khăn trong việc theo dõi tiến độ, hỗ trợ kịp thời hoặc đánh giá đúng năng lực nhân viên.

Không phù hợp với tất cả loại hình doanh nghiệp

Không phải tổ chức nào cũng đủ điều kiện áp dụng mô hình này. Các ngành nghề cần sự hiện diện liên tục, giám sát chặt chẽ hoặc vận hành trực tiếp như sản xuất, bán lẻ, y tế, logistics gần như không thể triển khai hybrid.

Mất gắn kết đội nhóm 

Một thách thức không thể bỏ qua khi áp dụng hybrid working là sự suy giảm trong mức độ gắn kết giữa các thành viên. Khi nhân viên ít gặp nhau trực tiếp, họ có thể cảm thấy xa cách, khó tạo dựng niềm tin hoặc khó hòa vào tinh thần chung của tổ chức. Nếu doanh nghiệp không có chiến lược nuôi dưỡng văn hóa tốt, hybrid working sẽ làm cho văn hóa công ty trở nên rời rạc theo thời gian.

Chưa phổ biến ở Việt Nam

Mặc dù xu hướng hybrid tăng mạnh sau Covid-19, nhưng tại Việt Nam, mô hình này vẫn chưa được áp dụng rộng rãi hoặc chưa đạt mức độ hiệu quả cao. Lý do đến từ nhiều yếu tố như văn hóa làm việc truyền thống, thói quen giám sát trực tiếp, hạ tầng công nghệ chưa đủ mạnh, và thiếu quy trình quản trị từ xa bài bản.

Yếu tố để triển khai hybrid working thành công

Để áp dụng mô hình làm việc hybrid thành công đòi hỏi sự chuẩn bị từ nhiều yếu tố: chính sách, công nghệ, văn hóa, đào tạo cho đến cơ chế đánh giá.

Chính sách và hướng dẫn rõ ràng

Nền tảng của hybrid working hiệu quả nằm ở hệ thống chính sách được xây dựng chi tiết và minh bạch. Doanh nghiệp cần xác định rõ lịch làm việc tại văn phòng và từ xa, quy định trách nhiệm của từng vị trí, tiêu chuẩn bảo mật thông tin, và quy trình báo cáo công việc. Khi các hướng dẫn được chuẩn hóa, nhân viên sẽ có định hướng rõ ràng và giảm thiểu sự lúng túng trong quá trình làm việc linh hoạt.

Tạo trải nghiệm nơi làm việc hấp dẫn

Hybrid working chỉ phát huy tối đa hiệu quả khi nhân viên cảm thấy ngày đến văn phòng là ngày “có lý do để đến”. Doanh nghiệp cần xây dựng môi trường làm việc onsite thật sự hấp dẫn: không gian hiện đại, khu vực cộng tác sáng tạo, phòng họp linh hoạt và trải nghiệm tích cực cho nhân viên. Bên cạnh đó, các hoạt động gặp mặt, trao đổi trực tiếp giúp củng cố mục tiêu, tăng kết nối và tạo ra cảm giác “đáng để đến công ty”.

Đầu tư công nghệ và hạ tầng làm việc từ xa

Doanh nghiệp cần đảm bảo đội ngũ được cung cấp đầy đủ công cụ như phần mềm họp trực tuyến, nền tảng quản lý dự án, hệ thống lưu trữ dữ liệu bảo mật, và các thiết bị hỗ trợ làm việc tại nhà. Các nền tảng quản trị doanh nghiệp như LinkCo có thể giúp việc áp dụng mô hình hybrid dễ dàng hơn. Khi công nghệ ổn định, nhân viên có thể làm việc ở bất cứ đâu mà không gặp trở ngại về truy cập, tốc độ xử lý hay độ an toàn dữ liệu.

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp linh hoạt và gắn kết

Do làm việc phân tán, nhân viên dễ mất đi cảm giác thuộc về nếu doanh nghiệp không có chiến lược gắn kết rõ ràng. Văn hóa hybrid cần được xây dựng dựa trên sự tin tưởng, mở lòng và tinh thần hỗ trợ lẫn nhau, bất kể làm việc onsite hay remote. Doanh nghiệp nên tạo ra các hoạt động kết nối trực tuyến và trực tiếp, khuyến khích giao tiếp cởi mở và ghi nhận nỗ lực kịp thời để duy trì tinh thần đồng đội. 

Đào tạo và hỗ trợ nhân viên trong quá trình chuyển đổi

Không phải mọi nhân viên đều quen với làm việc từ xa hoặc sử dụng các công cụ quản lý online. Vì vậy, doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo về kỹ năng làm việc hybrid: kỹ năng giao tiếp online, cách quản lý thời gian, sử dụng công cụ số, tuân thủ bảo mật, và xử lý sự cố kỹ thuật. Bên cạnh đào tạo, cần có đội ngũ hỗ trợ sẵn sàng giải quyết vấn đề nhanh chóng để nhân viên không bị gián đoạn công việc.

Cơ chế đánh giá và phản hồi minh bạch

Doanh nghiệp nên xây dựng bộ KPI phù hợp, phân chia trách nhiệm cụ thể và đặt ra các tiêu chí đo lường hiệu suất minh bạch. Bên cạnh đó, việc thu thập phản hồi định kỳ từ nhân viên giúp doanh nghiệp nhận diện các khó khăn thực tế để điều chỉnh chính sách.

Kết luận

Hy vọng bài viết của LinkCo đã giúp bạn hiểu rõ hybrid working là gì và những lợi ích của mô hình này. Hybrid working là mô hình làm việc linh hoạt giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu suất và cải thiện trải nghiệm nhân viên. Khi hiểu rõ về hybrid working và cách xây dựng chính sách triển khai phù hợp, doanh nghiệp có thể tạo ra môi trường làm việc hiện đại và bền vững hơn.